Identifikation und Dokumentation der Patienten

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Wir legen besonders großen Wert auf die Sicherheit und Qualität für unsere Paare, und vor allem auf deren Vertrauen in unsere Tätigkeit. Unsere Behandlungen basieren auf der Grundlage von gesetzlich geregelten-, wissenschaftlich abgesicherten- und medizinisch fortschrittlichen Verfahren. Im Mittelpunkt stehen dabei immer das Patientenwohl und die Gesundheit aller Beteiligter.

(7) Wie erfolgt die Dokumentation der Prozesse und Behandlungen bei den IVF Zentren Prof. Zech?
(8) Wie wird die Identität der Patienten festgestellt?
(9) Was ist ein Identifikations-Code?
(10) Wie wird sichergestellt, dass es zu keiner Verwechslung im Labor kommt?
(11) Wie werden die Embryonen für einen Transfer freigegeben?
(12) Wie erfolgt die Entnahme von frischem Ejakulat?
(13) Was passiert, wenn die Spermaprobe von Auswärts mitgebracht wird?
(14) Welcher Freigabeprozess ist bei einer Drittspende von Eizellen oder Samenzellen notwendig?
(15) Wie wird sichergestellt, dass beim Embryotransfer oder der Insemination keine Verwechslung passiert?

Patientenbehandlung: Identifikation und Dokumentation

(7) Wie erfolgt die Dokumentation der Prozesse und Behandlungen bei den IVF Zentren Prof. Zech?
Die IVF Zentren haben vor mehr als zehn Jahren gemeinsam mit der IT-Technologiefirma IMA-Systems eine eigene medizinische Betriebsmanagementsoftware mit dem Namen „DynaMed“ entwickelt. Diese ist speziell auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst, entspricht dem neuesten Stand der Technik und erfüllt strengste Datenschutzkriterien. In diesem IT-System werden sämtliche Daten zu Patienten und Mitarbeitern sowie Abläufe elektronisch dokumentiert und überwacht. Ohne die Dokumentation und korrekte Einhaltung der Prozessschritte kann keine Behandlung erfolgen. Alle Daten werden für mindestens 30 Jahre gespeichert. Damit ist eine lückenlose Rückverfolgbarkeit sichergestellt. Das Betriebssystem zählt zu den weltweitführenden und ist so einzigartig, dass es sowohl im In- als auch im Ausland von anderen IVF-Einrichtungen, unter anderen in öffentlichen Krankenhäusern, im Einsatz ist.

(8) Wie wird die Identität der Patienten festgestellt?
Bei der Identifikation der Patienten ist besondere Sorgfalt notwendig. Laufend wird die Identität erfasst und geprüft:
a) Bei der ersten Anmeldung wird die Identität anhand eines ausweisenden Dokumentes (z.B. Reisepass, Versicherungskarte) festgestellt, erfasst und ein Identifikationscode festgelegt. Dort wird auch je nach technischen Möglichkeiten, mit Einverständnis des Patienten und gemäß nationalen Richtlinien ein Foto aufgenommen und zur Patientenakte hinzugefügt.
b) Während der Behandlung bitten alle beteiligten Mitarbeiter bei jedem Schritt – also z.B. bei jeder Entnahme von biologischem Material und vor dem Embryotransfer bzw. vor der Insemination – die Patienten mehrmals darum, sich aktiv zu identifizieren. Sie fragen dabei nach ihrem Namen und Geburtsdatum. So versichern sie sich, dass die geplante Behandlung beim richtigen Patienten vorgenommen wird. Die Antwort wird immer mit den bereits vorhandenen Patientendaten abgeglichen und in der elektronischen Datenbank dokumentiert. Erst dann kann die Behandlung fortgesetzt werden. So werden Verwechslungen vermieden und die Patientensicherheit erhöht.

(9) Was ist ein Identifikations-Code?
Bereits bei der Aufnahme bekommt jeder Patient einen unverwechselbaren Identifizierungscode zugewiesen. Dieser besteht aus Familienname, Vorname und Geburtsdatum. Alle Unterlagen (z.B. Einverständniserklärungen, Laborfragebögen) sowie Gewebe und Zellen des jeweiligen Patienten werden mit diesem Code gekennzeichnet und auf diesen Code kontrolliert.

(10) Wie wird sichergestellt, dass es zu keiner Verwechslung im Labor kommt?
Jeder Behälter mit Proben ist mit einem unverwechselbarem Identifikationscode versehen. Darüber hinaus wird im Labor nie an zwei Proben gleichzeitig gearbeitet, sondern immer nur hintereinander. Außerdem stehen Spermien vor, während und nach der Verwendung an separaten Orten. Werden Gewebe und Zellen in ein neues Gefäß überführt, so erfolgt dies ausschließlich nach dem Vier-Augen-Prinzip. Auch die Patientenidentifikation wird von zwei Labormitarbeitern überprüft. Und wie immer wird jeder Arbeitsschritt im Dokumentationssystem notiert.

(11) Wie werden die Embryonen für einen Transfer freigegeben?
Am Tag des Transfers wird zuerst die Qualität der zu transferierenden Embryonen durch einen Biologen geprüft. In der Folge findet mit dem Patienten ein Vorgespräch statt, nachdem die Embryonen schriftlich zum Transfer freigegeben werden. Abschließend erfolgt die finale Freigabe der Embryonen zum Transfer durch den behandelnden Arzt des IVF Zentrums Prof. Zech.

(12) Wie erfolgt die Entnahme von frischem Ejakulat?
Vor der Abgabe des Ejakulats durch den Patienten wird zuerst der Samenprobenbecher auf Defekte wie z.B. Risse überprüft. Anschließend wird gemeinsam mit dem Patienten die vollständige Beschriftung des Samenprobenbechers mit einem Identifikationscode-Aufkleber kontrolliert, auf dem die Namen und Geburtsdaten sowohl der Frau als auch des Mannes stehen. So wird sichergestellt, dass das Ejakulat korrekt zugeordnet wird. Ein, bei der Entnahme von Ejakulat mitgeführter, ausgefüllter und unterzeichneter Laborfragebogen enthält zusätzliche Informationen zum Patienten. Anschließend wird der Samenprobebecher mitsamt dem Laborfragebogen unverzüglich in das Labor gebracht. Dort wird alles erneut geprüft. Ist der Samenprobebecher nicht ausreichend beschriftet oder der Laborfragebogen nicht vollständig ausgefüllt, so wird die Probe im Labor nicht entgegengenommen. Der Fragebogen wird dann eingescannt und der elektronischen Patientenakte hinzugefügt.

(13) Was passiert, wenn die Spermaprobe von Auswärts mitgebracht wird?
In diesem Falle muss das Formular "Übergabe Samenzellen/Ejakulat" ausgedruckt und vom Patientenpaar unterschrieben werden. Die Überprüfungen erfolgen dann nach demselben Ablauf wie bei einem frischen Ejakulat (siehe Frage 12).

(14) Welcher Freigabeprozess ist bei einer Drittspende von Eizellen oder Samenzellen notwendig?
Im Fall einer Drittspende werden zuerst sowohl der Drittspender als auch das Empfängerpaar umfassend aufgeklärt. Sind alle Beteiligten bereit zur Drittspende, werden anschließend alle Dokumente unterzeichnet und alle benötigten Untersuchungen durchgeführt. Sind die Untersuchungsergebnisse einwandfrei, wird der Drittspender schriftlich zugelassen.

(15) Wie wird sichergestellt, dass beim Embryotransfer oder der Insemination keine Verwechslung passiert?
Vor jedem Embryotransfer bzw. vor jeder Insemination kontrolliert zuerst der medizinische Dienst bei der Ankunft der Patienten deren Identität. Anschließend bestätigen die Ärzte und zusätzlich die Biologen durch aktives Erfragen des Namens und des Geburtsdatums, dass der richtige Patient behandelt wird. Das Schälchen mit dem Embryonen wird von einem Biologen aus dem Brutschrank geholt. Er oder sie spricht laut den Familien- und Vornamen der Frau aus. Der Gynäkologe kontrolliert das Schälchen, indem er erneut den Familien- und Vornamen der Frau abliest und ebenfalls laut gegenüber dem/der Biologen/ Biologin ausspricht. Jeder einzelne Schritt muss von allen beteiligten Mitarbeitern im Dokumentationssystem eingetragen und mittels Fingerabdruck bestätigt werden – wie bei einer Checkliste. Erst wenn ein Schritt abgeschlossen ist, kann der nächste erfolgen. Erst wenn alle Behandlungsmaßnahmen richtig gesetzt wurden, dürfen der Embryo bzw. die Embryonen zum Transfer bzw. die Samen zur Insemination aufgezogen werden.